- عضو في:
- معتمدة من قبل:
- مصدقة من قبل:
أولياء الأمور
كتيب الإجراءات والسياسات الخاصة بمجلس أولياء الأمور والمعلمين
تعزيز روح المدرسة وتشجيع المجتمع المدرسي من خلال بناء العلاقات بين الطلاب والمعلمين وأولياء الأمور والموظفين.
أهداف مجلس أولياء الأمور والمعلمين:
- تنظيم مناسبات ولقاءات لتقوية أواصر العلاقات في مجتمع البيان.
- استضافة ورش عمل مجلس أولياء الأمور والمعلمين موضوعات ذات صلة بدعم مجتمع المدرسة.
- الترحيب بالآباء والأمهات والموظفين الجدد في مدرسة البيان وإشراكهم في أنشطة بناء المجتمع.
- جمع التبرعات لمشاريع المدرسة ومجلس أولياء الأمور والمعلمين.
- مساعدة أعضاء المجتمع المدرسي على التواصل بشكل فاعل بين بعضهم البعض.
- وضع خطة سنوية توضح أهداف مجلس أولياء الأمور والمعلمين ونظام تقييم لقياس نجاحها.
دور مجلس أولياء الأمور والمعلمين لا يشمل:
- الشكاوى الفردية
- مهام المدرسة الإدارية
- تطوير المناهج
- تنفيذ أنشطة دون استشارة الجهات الإدارية المعنية في المدرسة
- التحدث عن المدرسة أو موظفيها أو إدارتها أو طلابها بطريقة سلبية
- التكوين: يتكون مجلس أولياء الأمور والمعلمين من 10 أعضاء منتخبين، يكون من بينهم ولي أمر وموظف من كل مرحلة تعليمية (مرحلة ما قبل المدرسة، المرحلة المتوسطة، المرحلة الثانوية) ووليا أمر ومعلمان للمرحلة الابتدائية. ومن المفترض أن يحضر الأعضاء المنتخبين جميع اجتماعات المجلس ولقاءات المجتمع المدرسي مع أولياء الأمور والموظفين خلال فترة العضوية وهي عامين دراسيين.
- يبدأ مجلس أولياء الأمور والمعلمين عمله في 1 سبتمبر أو أول يوم من العام الدراسي، أيهما يأتي أولاً، وتنتهي في 30 يونيو من العام الدراسي التالي.
- تحدد مدة خدمة أعضاء مجلس أولياء الأمور والمعلمين بولايتين فقط. وإذا رغب العضو الذي خدم الحد الأقصى لعدد الولايات أن يترشح للانتخاب لخدمة مدة إضافية يمكنه ذلك بشرط ألا يكون هناك فرد آخر قد ترشح.
- الاجتماعات: تعقد الاجتماعات الشهرية المقررة لمجلس أولياء الأمور والمعلمين بانتظام، من شهر سبتمبر حتى شهر يونيو، في اليوم والوقت المتفق عليهما من كل شهر.
-
ما لم يتم تغييره من قبل اللجنة التنفيذية، يكون ترتيب الأعمال في الاجتماعات كالآتي:
- دعوة للاجتماع
- قراءة واعتماد محضر الاجتماع السابق
- تقرير الرئيس
- تقرير أمين الصندوق
- تقارير اللجان
- تقرير الأعمال السابقة
- الختام
- التصويت: يحق لكل عضو من أعضاء المجلس التصويت بصوت واحد. في حال تعادل الأصوات في عملية الاقتراع خلال الاجتماع، سيحتسب صوت الرئيس بصوتين.
- النصاب: يكتمل النصاب القانوني لمجلس أولياء الأمور والمعلمين بحضور 7 أعضاء، مما يسمح بإجراء المهام والمعاملات الرسمية، غير أنه لا يمكن عقد اجتماع دون حضور إما الرئيس أو نائب الرئيس.
- يجب أن يدون محضر لكل اجتماع من قبل سكرتير المجلس ويوقعه الرئيس أو نائب الرئيس إذا ترأس الاجتماع، كما يجب ارسال محضر الاجتماع لكافة أعضاء المجلس ومدير المدرسة بعد كل اجتماع. في حال غياب السكرتير يجب توكيل المهمة لأحد أعضاء المجلس.
- سيتم إعداد الخطة السنوية من قبل مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر سبتمبر، وستشمل الخطة مشاريع تتعلق ببناء مجتمع المدرسة، وجمع التبرعات، وتحسين التواصل مع أولياء الأمور ... الخ، كما ستشمل الخطة الزمنية والميزانيات المقترحة لكل مشروع.
- . ينبغي على كل عضو تنفيذ مشروع واحد على الأقل خلال العام الدراسي (أي مشروعين خلال فترة العضوية)
- يجب أن تتم انتخابات مجلس أولياء الأمور والمعلمين قبل 30 أبريل، وينبغي إخطار المدير بتاريخ وموعد الانتخابات في موعد أقصاه يوم 1 أبريل.
- يحق لجميع الموظفين وأولياء الأمور الحصول على صوتين، صوت لاختيار ولي الأمر وصوت لاختيار المعلم، وإذا كان لديهم أبناء في المراحل الدراسية المختلفة يمكن لهم أن يحصلوا على صوت واحد لكل قسم لهم أبناء به.
- قبل عملية الانتخابات، سيتلقى أولياء الأمور والموظفون رسالة تطلعهم على حقوقهم في التصويت.
- يجب أن يتكون مجلس أولياء الأمور والمعلمين من 10 أعضاء منتخب، يكون منهم ولي أمر وموظف من كل مرحلة تعليمية (مرحلة ما قبل المدرسة، المرحلة المتوسطة، المرحلة الثانوية) ووليا أمر ومعلمان للمرحلة الابتدائية، كما يجب على جميع المترشحين لمناصب في مجلس أولياء الأمور والمعلمين أن يكونوا قد أكملوا عامين دراسيين كاملين مع مدرسة البيان ثنائية اللغة كشرط مسبق للترشح (عدا مرحلة ما قبل المدرسة).
-
ستتولى إدارة مدرسة البيان تنظيم العملية الانتخابية عن طريق تعيين متطوع أو اثنين من موظفي مدرسة البيان ثنائية اللغة لإدارة عملية الترشيح والانتخاب. تشمل المسؤوليات ما يلي:
- إعداد وتوزيع الإشعارات المتعلقة بعملية الترشيح والانتخاب.
- التأكد من أن جميع أولياء الأمور والموظفين لديهم فرصة للترشح، بما في ذلك الترشح الذاتي.
- جمع قائمة بأسماء المرشحين وسيرتهم الذاتية.
- التحقق من أهلية جميع المرشحين المتقدمين قبل الانتخابات، بمساعدة من مكتب التسجيل ومكتب الموارد البشرية.
- إدارة الانتخابات في جميع المراحل تتم عبر الإنترنت.
- إنشاء حساب عبر الإنترنت لإجراء انتخابات كل مرحلة إلكترونياً.
- جدولة الانتخابات في الوقت الذي يضمن فيه مشاركة أكبر عدد ممكن.
- ضمان أن الأعضاء المؤهلين فقط هم الذين يحصلون على حق الاقتراع أو رمز التصويت.
- عند انتخابهم، يقوم الأعضاء الجدد لمجلس أولياء الأمور والمعلمين بقراءة اللوائح وتوقيع كل صفحة.
- نقل السجلات في شهر يونيو: يجب الاحتفاظ بكافة سجلات مجلس أولياء الأمور والمعلمين لمدة 6 سنوات. يجب على أعضاء المجلس المنتهية ولايتهم التأكد من نقل السجلات إلى أعضاء المجلس المنتخب حديثاً، بما في ذلك جميع معلومات الاتصال بأولياء الأمور التي تم الحصول عليها خلال فترة ولايتهم. يجب أن يتم نقل السجلات داخل الحرم المدرسي في حضور مدير المدرسة.
- التزامات أعضاء مجلس أولياء الأمور والمعلمين وشروط مشاركاتهم
- يتم إقالة عضو المجلس الذي يتغيب عن حضور 3 اجتماعات متتالية للجنة أو اجتماعين عامين متتاليين بناء على توصية المجلس. يمنح العضو فرصة تقديم كتاب توضيحي يبين فيه سبب عدم حضور هذه الاجتماعات لينظر فيه جميع الأعضاء ثم يقدمون قرارهم بشأن ذلك العضو لمدير المدرسة.
-
يجوز أيضاً أن يقيل مدير المدرسة أحد الأعضاء للأسباب المذكورة أدناه:
- عدم الالتزام بالأهداف المذكورة في المادة الثانية.
- تعامل العضو مع المجتمع المدرسي بهدف تحقيق غرض أو مصلحة شخصية غير معلنة.
- ممارسة السلطة الفردية على المدرسة باسم مجلس أولياء الأمور والمعلمين.
- يتم استبدال العضو المقال بالمرشح التالي في الانتخابات وفي حال عدم توافره، يتم إجراء انتخابات لهذا المنصب.
- يقوم أعضاء المجلس بانتخاب المراكز القيادية من بينهم خلال الاجتماع الأول.
- المراكز القيادية المنتخبة في مجلس أولياء الأمور والمعلمينيشكلون اللجنة التنفيذية وأعضائها هم الرئيس ونائب الرئيس وأمين الصندوق وسكرتير المجلس.
أولاً: يقوم رئيس مجلس أولياء الأمور والمعلمين بالآتي:
- التأكد من أن جميع لوائح مجلس أولياء الأمور والمعلمين تنفذ بالكامل.
- ترؤس جميع اجتماعات مجلس أولياء الأمور والمعلمين، وهو عضو شرفي بحكم منصبه في جميع اللجان فيما عدا لجنة الترشيح.
- جدولة الاجتماعات وترؤسها.
- تحديد جدول أعمال الاجتماعات.
- مراجعة واعتماد محاضر الاجتماعات من خلال التوقيع عليها.
- مراقبة سير العمل في اللجان الفرعية.
- تفويض المسؤوليات إلى أعضاء المجلس الآخرين.
- تشجيع المشاركة الفاعلة في جميع الأنشطة الخاصة بأولياء الأمور والمدرسة.
- المراجعة والموافقة والتوقيع على جميع المراسلات الداخلية والخارجية الخاصة بمجلس أولياء الأمور والمعلمين
- العمل مع أمين الصندوق لضمان إدارة أموال مجلس أولياء الأمور والمعلمين بشكل مناسب.
- المساعدة في نقل سجلات مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر يونيو إلى المجلس التالي لمجلس أولياء الأمور والمعلمين.
ثانياً: يقوم نائب رئيس مجلس أولياء الأمور والمعلمين بالآتي:
- التعاون مع الرئيس لتحقيق أهداف وغايات مجلس أولياء الأمور والمعلمين.
- الإنابة عن الرئيس في غيابه
- المساعدة في نقل سجلات مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر يونيو إلى المجلس التالي لأولياء الأمور والمعلمين.
ثالثاً: يقوم أمين الصندوق بالآتي:
- إدارة الصندوق وجميع الشؤون والأصول المالية الخاصة بمجلس أولياء الأمور والمعلمين بالتنسيق مع شركة فوزك.
- الاحتفاظ بنسخ من السجلات المحدثة عن جميع الإيرادات والمصروفات في حرم المدرسة.
- تقديم التقارير المالية المرحلية والسنوية.
- مد المراجعين بالوثائق اللازمة عند الطلب.
- المساعدة في نقل سجلات مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر يونيو إلى المجلس التالي لأولياء الأمور والمعلمين.
رابعاً: يقوم سكرتير مجلس أولياء الأمور والمعلمين بالآتي:
- تحديد جداول أعمال الاجتماعات والتواريخ والأوقات مع الرئيس وإبلاغ الأعضاء.
- تسجيل محاضر الاجتماعات، بما في ذلك الحضور والغياب، وتحريرها، وتعميمها على الأعضاء بعد موافقة وتوقيع الرئيس
- حفظ ملفات البيانات المتعلقة بمجلس أولياء الأمور والمعلمين
- المساعدة في نقل سجلات مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر يونيو إلى المجلس التالي لأولياء الأمور والمعلمين.
لجنة التواصل: تعمل لجنة التواصل على تشجيع مشاركة أولياء الأمور، وتقديم الخدمات التوعوية الممتدة والتي تشمل:
- يمكن لمجلس أولياء الأمور والمعلمين تشكيل لجان فرعية داخل هيكل مجلس أولياء الأمور والمعلمين تهدف إلى تحقيق نفس أهداف المجلس.
- تُنشأ لجان فرعية متخصصة ومؤقتة بموافقة مجلس أولياء الأمور والمعلمين.
-
اللجان الفرعية الثابتة لمجلس أولياء الأمور والمعلمين هي كالآتي:
- مساعدة جميع فئات المجتمع المدرسي على التواصل بشكل فاعل بين بعضها البعض.
- تنسيق الجهود التوعوية الممتدة والاستراتيجيات مع إدارة المدرسة.
- إعداد نشرة إخبارية لجميع الأعضاء، لا يقل محتواها الأساسي عن كلمة مدير المدرسة، كلمة رئيس مجلس أولياء الأمور والمعلمين، قائمة أعضاء المجلس، جميع التاريخ المحددة لاجتماعات مجلس أولياء الأمور والمعلمين، الأنشطة الطلابية وأنشطة أولياء الأمور، سياسات المدرسة، وأية مواد أخرى يراها المجلس مناسبة.
- حفظ قائمة الأعضاء الحاليين
- دعم وتعزيز الفعاليات والأنشطة
- التواصل مع أولياء الأمور والموظفين لترشيح أنفسهم عند عقد انتخابات مجلس أولياء الأمور والمعلمين والتأكد من وجود ممثلين مرشحين من الموظفين ومن أولياء الأمور في كل قسم.
لجنة الفعاليات والأنشطة: تقوم لجنة الفعاليات والأنشطة بتنسيق تفاصيل أنشطة مجلس أولياء الأمور والمعلمين، ويشمل ذلك:
- هذه اللجنة تحتاج إلى الحصول على موافقة مدير المدرسة قبل التواصل مع المجتمع، ويشمل ذلك أية خطابات لأولياء الأمور، أو إعلانات عامة، أو نشرات أو غيرها.
- التخطيط للفعاليات والأنشطة التي تتماشى مع أهداف مجلس أولياء الأمور والمعلمين والخطة السنوية للمجلس.
- التقيد بالجداول الزمنية والالتزام بالمواعيد النهائية المقررة.
- العمل مع لجنة التواصل لتصميم وتوزيع مواد ترويجية.
- الالتزام بالميزانية المقررة لمجلس أولياء الأمور والمعلمين.
- جمع البيانات اللازمة الخاصة بمتابعة حضور المجتمع المدرسي ومشاركته بعد أي فعالية أو نشاط لعرضها في الاجتماع التالي للمجلس أو في الاجتماع العام.
لجنة التدقيق: يجب على لجنة التدقيق إجراء مراجعة داخلية لجميع الشؤون المالية الخاصة بمجلس أولياء الأمور والمعلمين في نهاية الفترة المقررة. يقوم أمين الصندوق، بالتنسيق مع شركة فوزك، بتقديم جميع الدفاتر والسجلات المتاحة للجنة التدقيق. تقوم لجنة التدقيق بإعداد تقرير مكتوب لعرضه على المجلس، ويجوز تقديمه خلال الاجتماع العام النهائي عند اكتمال المراجعة والتحقيق.
-
4المشاركة في اللجان الفرعية:
- يجب أن يشارك عضو واحد على الأقل من المجلس في كل لجنة فرعية.
- يجب أن يتم الإعلان عن فرص التطوع في اللجان الفرعية لمجلس أولياء الأمور والمعلمين إلى مجتمع البيان ككل.
- يشكل أعضاء المجلس بعد ذلك اللجان الفرعية باستخدام مجموعة المتطوعين.
- بمجرد تشكيل اللجان تحتاج كل لجنة إلى انتخاب رئيس من بينها.
- رؤساء اللجان الفرعية فقط هم المخولين بالتصويت في أمور المجلس المتعلقة بمشاريعهم.
- يمكن للجان الفرعية طلب المساعدة من غير الأعضاء من أولياء الأمور والموظفين والطلاب في الفعاليات والأنشطة.
- غير الأعضاء الذين يساعدون في اللجان الفرعية هم متطوعون للعمل في فعالية و/أو نشاط معين، ودورهم ينتهي بانتهاء هذه الفعالية و/أو النشاط.
- تعقد الاجتماعات العامة للمجلس مرةً واحدةً على الأقل في كل فصل دراسي في المواعيد التي يحددها. سيوزع إشعار خطي بموعد الاجتماع العام باللغتين العربية والإنجليزية، وذلك قبل عشرة أيام تقويمية على الأقل من موعد الاجتماع المقرر.
- جميع الاجتماعات، بما في ذلك اجتماعات اللجان واجتماعات المجلس يجب أن تقام في حرم مدرسة البيان ثنائية اللغة الخاصة. لن تعقد اجتماعات المجلس، تحت أي ظرف من الظروف، في مساكن خاصة أو أماكن تجارية (مثل المطاعم).
- يحق لجميع أولياء أمور الطلاب الحاليين وجميع الموظفين الحاليين الحضور والمشاركة في الاجتماعات العامة.
- لا يحق للفئات الأخرى من الحضور التكلم أو المشاركة إلا بعد موافقة رئيس الجلسة بذلك.
-
قد تنطوي الاجتماعات العامة على ما يلي:
- تشجيع واختيار المتطوعين من أولياء الأمور والموظفين للمشاركة في الفعاليات التي تهدف إلى بناء المجتمع المدرسي.
- عرض الخطة السنوية التي أقرها مجلس أولياء الأمور والمعلمين على أولياء الأمور والموظفين.
- الإعلان عن تواريخ الأنشطة المرتقبة/المخطط لها في مجلس أولياء الأمور والمعلمين.
- الإعلان عن مبادرات المدرسة التي تخص أولياء الأمور.
- تلقي التغذية الراجعة من أولياء الأمور عن طريق الاستبيانات.
- النصاب القانوني للاجتماع العام يكون بتمثيل ما لا يقل عن 15 من أولياء الأمور والموظفين، ويكون منهم ما لا يقل عن
- أعضاء من المجلس و10 من أولياء الأمور والموظفين من أجل القيام بأعمال المجلس الرسمية.
- يقوم سكرتير المجلس بتقديم محضر الاجتماع مكتوباً ليقرأ في كل اجتماع عام، كما يجب أن يكون محضر أي اجتماع عام متوفراً ومتاحاً لأي عضو عند الطلب.
- تبدأ السنة المالية للمجلس في 1 سبتمبر وتستمر حتى 31 أغسطس من كل عام.
- الميزانية: المجلس مسؤول عن وضع الميزانية. يجب على مجلس أولياء الأمور والمعلمين تحضير الميزانية المقترحة قبل 1 أكتوبر وتقديمها خلال الاجتماع العام الأول في الفصل الدراسي الأول إلى جانب الخطة السنوية. في نهاية المدة، يجب على المجلس المنتهي أعماله م مراجعة الميزانية ومقارنتها بالنفقات الفعلية.
-
التعامل مع الأمور المالية:
- تودع جميع الأموال التي يجمعها مجلس أولياء الأمور والمعلمين في شركة فوزك (مع الوثائق المساندة) في حساب يخصص لمجلس أولياء الأمور والمعلمين. يحصل أمين الصندوق على قسيمة الإيداع لهذا المبلغ. يكون لمجلس أولياء الأمور والمعلمين حق التصرف الكامل في رصيده في أي وقت.
- تكون المدفوعات من حساب مجلس أولياء الأمور والمعلمين عن طريق شركة فوزك بموجب رسالة يوقعها كلاً من رئيس المجلس وأمين الصندوق، وموجهة إلى مدير الحسابات في شركة فوزك. يمكن أن يوقع نائب الرئيس بدلاً من الرئيس إذا كان الأخير غير متواجد. في حال عدم تواجد أمين الصندوق، يوقع الرئيس ونائب الرئيس معاً. تقدم الوثائق المساندة (الفواتير، عروض الأسعار وغيرها) مع الرسالة.
- تحتفظ شركة فوزك بالوثائق المتعلقة بكل معاملة مالية (مثل إيصالات الإيداع وأوامر الشراء ومحاضر الاجتماعات المرتبطة بالمعاملات المالية، وغيرها)
- أمين الصندوق مسؤول عن حفظ نسخ من جميع السجلات المالية لمجلس أولياء الأمور والمعلمين (دفاتر الحسابات / السجلات، الفواتير، الإيصالات، سجلات شركة فوزك، وغيرها ...) والحسابات مع شركة فوزك. تسلم هذه النسخ الى المجلس المقبل لمجلس أولياء الأمور والمعلمين في شهر يونيو. ويمكن أيضا أن تعرض النسخ على لجنة التدقيق لمراجعتها.
-
التقارير المالية:
- يقوم أمين الصندوق بإعداد التقرير المالي المؤقت لمجلس أولياء الأمور والمعلمين قبل يوم 31 يناير، والتقرير المالي السنوي لمجلس الآباء والمعلمين قبل اجتماع شهر يونيو، على أن يشمل الدخل، والنفقات، والمعاملات الأخرى.
- تقدم هذه التقارير إلى المجلس ومن الممكن تقديمها أثناء الاجتماع العام أيضاً. ترسل نسخة من هذه التقارير إلى مدير المدرسة.
-
التدقيق:
- يطلب الرئيس من 3 إلى 5 متطوعين تشكيل لجنة التدقيق، وتتكون غالبية اللجنة من الأعضاء العامين وليس من أعضاء المجلس.
- يجب على لجنة التدقيق مراجعة جميع الشؤون المالية للمجلس بمساعدة أمين الصندوق الذي يقدم جميع الدفاتر والسجلات المتاحة لهم.
- قد تضاف بعض المهام إلى لجنة التدقيق من ضمنها فحص جميع البيانات والسجلات المالية المتعلقة بالمصروفات، وضمان الامتثال لأحكام النظام الداخلي فيما يخص المعاملات المالية.
- تعد لجنة التدقيق تقريراً مكتوباً لعرضه على المجلس، وقد ترسله خلال الاجتماع العام النهائي عند الانتهاء من المراجعة والتحقيق. ويدرج هذا التقرير لمراجعته ومناقشته أثناء نقل السجلات في شهر يونيو.
-
المشتريات:
- يختار مجلس أولياء الأمور والمعلمين مزودي المنتجات والخدمات على النحو الذي يرونه مناسبًا.
- يمكن لمجلس أولياء الأمور والمعلمين الاستفادة من خدمات قسم المشتريات في شركة فوزك للحصول على عروض أسعار عند الحاجة.
- إذا أبرم مجلس أولياء الأمور والمعلمين عقدا لشراء منتج أو خدمة مع الإشارة إلى مدرسة البيان ثنائية اللغة، فيجب مراجعة وموافقة مدير المدرسة على هذا العقد قبل اعتماده.
- يعتبر شراء منتجات أو خدمات من شركة تخص أحد أعضاء مجلس أولياء الأمور والمعلمين أو وجود مصلحة مالية له/ لها بها أو استفادة مباشرة من هذا الشراء تضارب محتمل في المصالح، ويجب الكشف عن مثل هذه الأمور لمدير المدرسة لمراجعتها قبل الشراء.
- تطلب الموافقة الخطية لمدير المدرسة عند تنظيم نشاط لجمع التبرعات خلال ساعات الدوام المدرسي أو داخل الحرم المدرسي.
- تستخدم أرباح مجلس أولياء الأمور والمعلمين لتعزيز أهداف مجلس أولياء الأمور والمعلمين، وأية أرباح في نهاية فترة ولاية تنتقل إلى مجلس أولياء الأمور والمعلمين التالي. لا يمكن استخدام جزء من الأرباح الصافية لصالح أحد، أو أن يتم توزيعها للأعضاء أو اللجان أو الممثلين أو غيرهم من الأفراد.
- يحق لمدير المدرسة حل مجلس أولياء الأمور والمعلمين لأسباب يراها ضرورية مثل عدم الالتزام بأهداف وسياسة مجلس أولياء الأمور والمعلمين.
- يُرسل إشعار إلى جميع الأعضاء للإعلان عن حل مجلس أولياء الأمور والمعلمين.
- يعقد اجتماع بين الإدارة والمجلس للاتفاق على إجراءات التسليم.
- يجوز لمجلس أولياء الأمور والمعلمين طلب تعديل السياسة من خلال كتابة رسالة توضح البند المراد تعديله ورفعها إلى المدير ومجلس الإدارة الذين سيدرسون الطلب ويقررون إمكانية إدراج التعديل من عدمه.